Gestión de Servicios en espacios y edificios públicos - Cartería

CleanTec software para Cartería.

Desde CleanTec podrán gestionarse las diferentes actividades relacionadas con el servicio de cartería.

CleanTec gestionará las siguientes funcionalidades:
  • El diseño de la estructura de los diferentes complejos o instalaciones donde se llevará a cabo el servicio (Edificios, plantas, departamentos…)
  • Las ubicaciones,  buzones,  cajetines de intercambio o puntos de valija y su relación con los destinatarios y remitentes de la correspondencia.
  • Sus rutas, con turnos o rondas preestablecidas y los horarios, así como la planificación y el fichaje diario del personal.
  • Los tipos de servicios y los tipos de correspondencia.

Documentación y trazabilidad del servicio

Los tiquets o partes de entrega y recogida se podrán cumplimentar y firmar desde una PDA que lleve el operario con lector de código de barras integrado. El sistema enviará a continuación un tiquet electrónico a la dirección de mail del receptor.

Por último los usuarios, gracias al módulo on-line, podrán disponer de toda la información del servicio a través de su navegador de internet, tiquets firmados, trazabilidad de la documentación, visualización de la documentación recibida, próxima hora de entrega prevista, incluso introducir la solicitud de nuevos servicios de recogida, especialmente para aquella correspondencia y paquetería que precisa de la recogida en mano.

Además existe un módulo de gestión de informes, cuadros de mando e indicadores de la calidad o Kpis, para facilitar el seguimiento, fiscalización y control del servicio tanto por parte del personal supervisor de la empresa como por parte del cliente, a través de un entorno web e informes automatizados.

Definición de los protocolos de actuación

Los tipos de servicios y correspondencia determinarán las actividades o protocolo relacionado con el servicio: Entrega de correspondencia, recogida, escaneo de documentos, entrega en buzón, entrega en mano,…

Documentación y trazabilidad del servicio

Los tiquets o partes de entrega y recogida se podrán cumplimentar y firmar desde una PDA que lleve el operario con lector de código de barras integrado. El sistema enviará a continuación un tiquet electrónico a la dirección de mail del receptor.

Por último los usuarios, gracias al módulo on-line, podrán disponer de toda la información del servicio a través de su navegador de internet, tiquets firmados, trazabilidad de la documentación, visualización de la documentación recibida, próxima hora de entrega prevista, incluso introducir la solicitud de nuevos servicios de recogida, especialmente para aquella correspondencia y paquetería que precisa de la recogida en mano.

Además existe un módulo de gestión de informes, cuadros de mando e indicadores de la calidad o Kpis, para facilitar el seguimiento, fiscalización y control del servicio tanto por parte del personal supervisor de la empresa como por parte del cliente, a través de un entorno web e informes automatizados.

Escenarios de trabajo / Oficina

CleanTEC software para Cartería, se divide en tres módulos o escenarios principales:

CleanTec / Server

cleantec_server_cuadrante

CleanTec Server o BackOffice, es el módulo para la gestión desde el centro administrativo donde se llevarán a cabo las actividades principales ofimáticas y su configuración, tales como la gestión y planificación de servicios, el personal vinculado a dicho servicio, el fichaje o control horario del mismos, los turnos y las rondas, indicando el orden de los diferentes “puntos de valija”.

En este módulo se configura la estructura física del Edificio o Edificios donde se prestará el servicio con todos los “puntos de valija” como último elemento.

CleanTec / Scan

escaneado-documentosEl módulo principal de CleanTec podrá tener conectado a su vez un módulo auxiliar para el escaneo de documentos y almacenarlos automáticamente en la “valija virtual” de cada usuario, grupo o ubicación.

CleanTec Server incluye un Business Intelligence para la obtención de cualquier tipo de información mediante la configuración de los diferentes informes, reportes y estadísticas que precise el servicio. Podrán configurarse diferentes KPIs (Indicadores Clave del desempeño) que estarán visibles en el entorno Web del cliente quien podrá configurar a su vez recepciones periódicas con dicha información.

CleanTec / Web Business Inteligence

reporter_carteriaAplicación WEB Business Intelligence para la explotación de los datos por parte de terceros: usuarios, responsables de departamento, gerentes de servicio, en lo referente a las entregas y recogidas y también para los responsables de la contratación en lo referente a su control mediante diferentes informes y KPIs.

Da acceso en un entorno WEB a los informes generados en la aplicación CleanTec y catalogados como visibles mismos desde el entorno Web. Estos informes pueden ser presentados en una plantilla prediseñada, cubo Olap, Grid dinámico o en diferentes gráficas analíticas.

Igualmente desde el entorno WEB los informes pueden ser exportados a ficheros excel, pdf o similares, así como configurado el envío por mail de cada informe según la periodicidad deseada.

Estos informes serán accesibles en función del nivel de acceso asignado a cada usuario.

También desde el entorno Web los usuarios podrán solicitar un nuevo servicio de recogida, además de visualizar la trazabilidad de una expedición o de una entrega, ver las entregas pendientes, etc.

Escenarios de trabajo / Campo

CleanTec licencia PDA

carteria_pdaCleanTec/PDA: Aplicación para la cumplimentación de los partes de entregas y recogidas y firma en pantalla por parte del usuario.

Estos partes o tiquets serán posteriormente enviados al usuario correspondiente en formato pdf y/o puestos en el entorno web a disposición del mismo. El diseño del tiquet dispondrá de un número de entrada o salida en código de barras para facilitar su posterior seguimiento y tratamiento.

Según el protocolo diseñado el trabajador pasará por las ubicaciones o puntos de valija, leyendo el código identificativo de cada una con el objetivo de registrar el paso por el punto aunque no hubiera correspondencia relacionada con el mismo.

Adicionalmente se puede almacenar como parámetro adicional junto con la lectura de la ubicación la posición GPS, o la posición Indoor (AGPS), como extra de verificación de la presencia.

ReporTec

Máxima precisión en tus informes

ReporTec es un Software Business Intelligence de generación de Informes, Cuadros de mando, Facturas, Etiquetas, Documentos de Word y Cubos OLAP, a partir de consultas SQL contra distintas Bases de Datos (SQL Server, Oracle, DBF, Access).

ReporTec permite obtener la información en el formato que nos sea más útil y que se adapte mejor a nuestras necesidades, con una interfaz de salida absolutamente configurable. Pero sobre todo se puede utilizar de una forma totalmente DESATENDIDA. El software se encargará de suministrar la información solicitada periódicamente.

ReporTec permite generar tres Tipos de Informes

  • informes_reportecImpresión/Visualización: Imprimir, Visualizar o Exportar (Pdf, Excel, Csv, txt, Html, etc.) los datos de una Base de Datos mediante lenguaje SQL con un diseño totalmente personalizable por el usuario de una forma totalmente gráfica a través del Diseñador de Informes Integrado.
  • Mailing: Utilizando una plantilla, (admite también plantillas de Microsoft Word) y mediante lenguaje SQL se pueden utilizar los datos de nuestra base de datos filtrados de una forma totalmente adaptada a nuestras necesidades, seleccionando grupos de registros que cumplan un criterio o incluso registro a registro.
  • Cubos OLAP: No sólo se pueden generar complejos Cubos OLAP / tablas de doble entrada basadas en lenguaje SQL y de forma personalizada y totalmente configurable, sino que además en el modo gráfico se pueden variar el contenido de las tablas de una forma gráfica e intuitiva. Este tipo de informes es también exportable a múltiples formatos (Pdf, Excel, Csv, txt, Html, etc.)

ReporTec se puede instalar en Red y compartir las consultas que se generen. Tiene su propia gestión de usuarios y roles para salvaguardar la información aunque también lleva implementada la integración con un dominio de red.

Principales Características

  • Conexión a Múltiples Bases de Datos: SQL Server, Oracle, MySQL, Access, FoxPro, etc…
  • Creación de Consultas Parametrizadas para los Informes y Cubos OLAP. Permitiendo la captura de parámetros adicionales al consultar la información (informes entre fechas, etc...)
  • Diseñador de Informes Gráfico, Potente y Flexible.
  • Exportación de datos finales a múltiples Formatos: PDF, XLS, TXT, CSV, HTML, etc…
  • Diseño de Cubos OLAP / tablas de doble entrada.
  • Mailing.
  • Funcionamiento DESATENDIDO: automatización de envío de Información mediante correo electrónico, exportación a carpetas, FTP, o imprimiendo de forma automática los informes de salida incluso en impresoras remotas.
  • Exportación / Importación de informes para intercambiar formatos de visualización y consultas entre sedes, copias de seguridad, etc.
  • Política de gestión segura de Usuarios y Grupos e integración con el Dominio de red. Asignación de informes por Usuarios o Grupos con arreglo a la política establecida.
  • Posibilidad de incorporación de un Módulo Web (ReporTEC WEB), para la visualización de Informes a través de Internet.

Ejemplos de uso

Aplicación para PC de escritorio

Módulo central donde por un lado se dan de alta y se configuran todas las opciones de la aplicación, los maestros, la planificación del servicios, el diseñado de informes, etc., y por otro lado se almacenan y gestionan los datos de los servicios y del trabajo de campo.

Podremos ver los diferentes buzones que maneja el cliente y el estado en que se encuentran las diferentes actuaciones realizadas en esas zonas y sitios determinados, y pinchando en una casilla podemos ver un detalle de la lista de servicios completados y la hora a la que se ha realizado, para una zona en concreto.

Podremos guardar numerosa información relevante acerca de cada carta o paquete recibido. Ya sean fotografías del comprobante o del estado del paquete a su recepción así como los datos del transportista y el número de expedición del envío.

Cliente Web

Con el cliente web podremos realizar diferentes consultas sobre el estado del servicio desde cualquier ordenador conectado a Internet. También se permite la automatización de generación y envío de informes periódicos, despreocupando a los usuarios administrativos de las elaboraciones de estos informes.

Aplicación para PDA

Con esta aplicación y desde una PDA se lleva a cabo la captura de datos del trabajo de campo, mediante el registro de los datos de los servicios a partir de los diferentes cuestionarios o check-list configurados al efecto.

La sincronización de estos puede llevarse a cabo por GRPS/3G o similar en tiempo real con el servidor central o sincronizar en un momento concreto todos los datos almacenados.

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