Soluciones para Seguridad

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Cleantec/Seguridad

CleanTEC/Seguridad, es una solución de software para la gestión, planificación y monitorización de servicios de vigilancia y seguridad, y similares, aplicable a todo tipo de espacios públicos y privados, edificios individuales o conjunto de edificios.

Funcionalidades de CleanTEC/Seguridad

A continuación expondremos diferentes funcionalidades de las que dispone CleanTEC

Puntos de Vigilancia y Controlconcierto

La información de los diferentes puntos de vigilancia y control puede estructurarse mediante múltiples opciones:

  • Zonas: Para el control de los puntos según la zona física donde se encuentran ubicados, lo que permite un mejor diseño de la ruta.

Ejem., dentro de un edificio: Planta 1, Planta 2

  • Áreas: Estructurando los puntos según criterios funcionales del punto en lugar de su posicionamiento físico.
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Ejem., dentro de un edificio: Departamentos, Clientes,…

  • Tipología de la ubicación.
  • Ámbito: nivel de riesgo u otros parámetros que se consideren interesantes en el servicio

Los puntos de paso pueden ser ubicaciones fijas o elementos de inmovilizado que se encuentren en esas ubicaciones, tales como extintores, cámaras de seguridad, o cualquier otro activo que determine el cliente.

Control del Paso, Puntos de Control y Check-list

La visita a los diferentes puntos de paso podrá registrarse mediante terminales que utilice el vigilante o incluso automáticamente de forma desatendida, registrándose la horas y el vigilante que realiza la visita.

Adicionalmente a cada punto de paso podremos añadirle puntos de control: puntos concretos a los que prestar atención, revisar o tareas que realizar en esa ubicación.

El registro de la presencia se puede llevar a cabo mediante diferentes modelos de terminales de identificación (RFID, C.Barras, NFC, AGPS, RTLS…) siendo la opción más avanzada e interesante la utilización de Smartphones o PDAs con lectura de Tags NFC.

Mediante la App CleanTEC instalada en el Smartphone o PDA se pueden leer los tags ubicados en los puntos de control y el vigilante visualiza en la pantalla la lista de tareas y los check-list relacionados con ese punto.

vistoLas listas de tareas y los check-list de revisión pueden ser configurados por el usuario administrador del sistema, pudiendo ser diferentes check-list en función del tipo de servicio, la época del año, el día de la semana, la hora, la zona donde se llevan a cabo, o muchos parámetros.

También las tareas y diferentes preguntas de cada check-list pueden ser configuradas por el administrador del sistema, incluyendo el tipo de respuesta esperada, texto, número, selección de respuestas, hora, incluso fotografías asociadas a la visita.

Toda esta información quedará almacenada en tiempo real en el servicio además de la hora y el vigilante de cada visita.

El sistema permitirá diseñar la ruta de paso o que estas se realicen de forma aleatoria.

Visualización de documentos

Desde la PDA se podrán consultar documentos asociados al tipo de servicio y al punto de paso o control. De esta manera el vigilante tendrá acceso a información relativa a protocolos de actuación, información de interés, etc.

Control de presencia desatendido.

CleanTEC permite registrar la presencia en un punto de forma desatendida, es decir sin intervención del vigilante.

Dicho registro se puede llevar a cabo tanto en entornos indoor a través de sistemas  RTLS o AGPS como en entornos outdoor mediante dispositivos GPS/GPRS.

El vigilante portará un localizador que es monitorizado de forma continua y on-line por CleanTEC, quien registra la posición del vigilante y el tiempo total de permanencia en cada punto.

Geolocalización GPS

Los sistemas de control de paso y presencia se ven potenciados por la integración en CleanTEC del sistema AsintecGPS de geolocalización GPS y monitorización de vehículos.

Los vehículos de los vigilantes pueden asociarse igualmente a tipos de servicios, registrase sus visitas a puntos de control o tiempo de presencia en áreas y zonas, etc.

Dichos vehículos a su vez podrán ir equipados con pantallas donde se visualizan los datos del servicio:capas_y_puntos_de_paso_2

  • posibles puntos de paso,
  • la distancia hasta ellos,
  • las horas de visita planificadas si es el caso,
  • la presencia en esos puntos de otros vehículos,
  • el estado del número de visitas en función del rango de frecuencia asignado (rojo/amarillo/verde),
  • avisos y mensajes bidireccionales,
  • Navegación GPS hasta el punto de un aviso o un punto de paso,
  • Introducción de incidencias,

Fichaje

CleanTEC dispone de funcionalidad relacionada con el fichaje diario del personal, control de horario, número de horas trabajadas por cada vigilante en cada contrato, la disponibilidad y ausencias, etc.

La funcionalidad de Gestión del Personal incluye igualmente un cuadrante para visualizar la presencia prevista y real de cada vigilante, y cubos Olap de explotación de datos para visualizar los totales acumulados.

Existen varios sistemas de fichaje compatibles con CleanTEC, pudiendo escoger el cliente el que mejor se adapte a sus necesidades: Fichaje con PDA por el encargado, fichaje con el Smartphone de control de paso, Reloj de presencia Biométrico, Tornos y barreras de acceso, localizadores de presencia GPS, localizador Indoor.

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Gestión y planificación de Servicios

diseo_informesCleanTEC permite dar de alta todos los diferentes servicios contratados por el cliente, asignarle los tiempos de presencia, frecuencias periódicas de paso en función de las características particulares de cada contrato antes descritas, puntos de revisión, etc.

La planificación de los servicios puede visualizarse en el correspondiente cuadrante de servicios, observando los diferentes estados a través de un juego de colores (planificado, visitado, cancelado, con incidencia, etc).

Visualización del estado de los servicios

Tal como decíamos en el párrafo anterior, la manera más habitual de explotar los datos es a través de los correspondientes cuadrantes, no obstante existe la posibilidad de ver la información cargando los planos de planta o zonas, facilitando la comprensión del estado de los servicios la visualización gráfica de los planos utilizando el mismo código de colores que en el cuadrante.

El cambio de estado de cada punto o ubicación se realizará automáticamente y en tiempo real según lo comentado en los puntos de Control de Paso mediante Smartphones o PDA o mediante el control de presencia desatendido.

Seguimiento y Control de la Calidad

La funcionalidad para gestionar cuestionarios o check-list, permite crear diferentes modelos de cuestionarios auto-configurables, muchos de los cuales pueden estar asociados a inspecciones del cliente o un encargado de la empresa, tales como el estado de los uniformes y material de los vigilantes, encuestas de satisfacción de usuarios y clientes, sensación de protección, etc.

Además las preguntas y respuestas de los chek-list pueden asociarse a valores y ratios según el diseño de los KPIs o de otros posibles indicadores.

Informes y seguimiento del servicio

La solución incorpora ReporTEC Business Intelligence, herramienta para el diseño de informes, cubos olap o tablas dinámicas, e informes a partir de plantillas de Word en combinación de datos consolidados en la aplicación.

Dicha gestión de informes da autonomía a los usuarios permitiendo que los administradores del sistema puedan crear y diseñar informes a medida de sus necesidades incluso utilizando tablas de bases de datos externas a CleanTEC.

Automatización de envío de informes y alarmas.

Los informes diseñados pueden consultarse bajo demanda tanto en la aplicación de oficina como a través del entorno web, o configurar que se obtengan de forma automática según la periodicidad configurada por el usuario y enviados a una dirección de correo electrónico o impresora.

De la misma forma pueden enviarse alarmas, por mail, SMS o llamada de teléfono pregrabada, cuando un determinado evento se registra o no en la base de datos según la configuración aplicada.

Entorno Web para el cliente

El cliente final dispondrá de un entorno Web donde poder hacer un seguimiento del servicio mediante los diferentes cuadros de mandos, informes, tablas dinámicas, vistas, etc.

Alta de incidencias

Además el cliente desde el entorno Web mencionado podrá interactuar con el servicio y con la empresa dando de alta incidencias del servicio o del personal.

Las incidencias podrán ser codificadas con el objetivo de facilitar el control y seguimiento sobre las mismas, así como sus datos estadísticos.

Estas incidencias son reportadas en tiempo real al centro de control, al encargado del servicio o al vigilante concreto de la zona, según la tipología de la incidencia y su flujo de trabajo diseñado.

Documentación y trazabilidad del servicio

Los partes de trabajo de cada ronda se podrán cumplimentar y firmar desde una PDA que lleve el guarda o vigilante, habiendo identificado los puntos con el lector de código de barras o lector NFC integrado. El sistema enviará a continuación un parte electrónico a la dirección de mail del receptor o impresora configurada y quedará registrado dicho parte en el servidor on-line.

Utilizando el módulo on-line, se podrá disponer de toda la información del servicio en tiempo real. Partes de ronda, revisión de activos, visualización de la documentación, trazabilidad de la misma, etc. Incluso variar dinámicamente una ronda, o definir nuevos parámetros de vigilancia dentro de la misma.

Con el módulo integrado de gestión de informes (ReporTEC Business Intelligence)   se podrán obtener cuadros de mando, partes de incidencias, indicadores de la calidad o Kpis, para facilitar el seguimiento, fiscalización y control del servicio tanto por parte del personal supervisor de la empresa como por parte del cliente, a través de un entorno web e informes automatizados.

Escenarios o entornos de trabajo

seguridad2La aplicación se estructura en 3 módulos de trabajo principales, alrededor de los cuales se despliegan todas las funcionalidades:

-      Back Office: Entorno de escritorio de Oficina.

-      Entorno de campo: Recogida de la información en el momento y lugar donde esta se genera PDAs, Smartphones, Relojes, localizadores, etc. Estos dispositivos pueden ser gestionados por un usuario o trabajar de forma desatendida enviando información periódicamente (cada pocos segundos, minutos,…) y siendo el sistema quien genera las correspondientes alarmas o flujos de trabajo.

-      Entorno Web, para el seguimiento, control y explotación de resultados, a través de informes, cubos olap y cuadros de mando.

 

Back Office: CleanTEC / Server

Es el módulo para la gestión desde el centro administrativo. Este módulo facilitará la estructuración de la lógica y protocolos seguidos en los diferentes servicios prestados.

CleanTEC dispone de múltiples y flexibles opciones para clasificar la información, que facilitan la comprensión de esta y su posterior análisis. Así el edificio, complejos, urbanizaciones, naves industriales, polígonos, y otros bienes susceptibles de la prestación de los servicios de vigilancia y seguridad, se pueden agrupar en una estructura padre hijo tan profunda como se necesite, e igualmente pueden ser varias el número de clasificaciones:

-      Zonas: es una división de la estructura a nivel físico: urbanizaciones, edificios, complejo constructivo, Polígono, planta, ala,…

-      Áreas: para realizar una clasificación de las estancias con criterios funcionales. Por ejemplo, taller, almacén, edificio hospitalario, edificio de oficinas,…

-      Tipos de estancias: Habitaciones, planta de producción, almacén, oficinas, Quirófanos, Salas de reuniones,…

-      Ámbito: Permite múltiples clasificaciones adiciones de cada ubicación o punto de control atendiendo a necesidades del proyecto concreto como el Nivel Riesgo, Nivel de Sensibilidad ciudadana, etc. Permitiendo así protocolizar cada servicio de forma adecuada tanto al cliente como a la estancia.

La aplicación permite bloquear parte de la estructura definida, toda una zona, un área o una estancia concreta en particular e indicando unas determinadas fechas de bloqueo, así como el motivo del bloqueo por el cual el servicio deja de prestarse o se presta durante esas fechas pero con un protocolo o tipología de servicio diferente.

En la parte de Back Office se podrán establecer también los parámetros de control de rondas, puntos de control, definición fija o dinámica de los check-list, cada uno en función de la Zona, área o tipo de estancia, así como en función de las necesidades del cliente.

En el caso por ejemplo de polígonos industriales se podrán establecer puntos de paso tanto outdoor como indoor. Los parámetros de vigilancia recogidos se podrán mostrar en una web indicando el estado revisado en cada parcela para que sea más rápida la identificación visual de las incidencias detectadas. La captura de información podrá hacerse también a través de PDAs, etiquetas NFC, y otros medios automáticos similares.

zona_vigiladaEn los Check-List definidos es posible definir métodos de cuantificación en función de los KPIs definidos para hacer un seguimiento tanto de las incidencias más habituales detectadas en las rondas como de la calidad del servicio prestado. Estos cuestionarios pueden ser diseñados por los usuarios en cualquier momento desde la aplicación central, estar asociados a los servicios en función de la frecuencia, época del año u otro factor, y ser comunicados y contestados de forma on-line y bidireccional, a y desde las PDAs, Smartphones o Tablets. Para estos cuestionarios se permite establecer rutas de revisión de ubicaciones fijas o aleatorias, clasificar los niveles del servicio y de cumplimiento y asignar ratios a cada respuesta con el objetivo de establecer un sistema de valoración comparativo.

A través de la gestión y fichaje del personal se gestionan todos los empleados que llevan a cabo el servicio, la ubicación física a la que pertenecen, el control de fichaje de estos, turnos de trabajo, el horario de cada turno, el calendario laboral, el número de horas de presencia acumuladas,  las incidencias de asistencias, inasistencias, etc.

Se establece el cuadrante de personal previsto y en función de los fichajes realizados, el ejecutado. Registrando las horas de trabajo del personal, las incidencias (inasistencias, retrasos, etc.). Estableciendo una comparativa entre horas previstas y realizadas.

Los cuadrantes de personal y de servicios se pueden planificar y calcular automáticamente en función de parámetros establecidos como por ejemplo el número de empleados mínimo por zona, área, o servicio, etc.

Se permite flexibilizar la gestión de horarios asignando un horario a cada turno, a cada trabajador y a cada centro, diferenciando entre días de la semana y entre diferentes épocas del año.

CleanTEC / Web Business Inteligence

aeropuertoAplicación WEB Business Intelligence para la explotación de los datos. Dicha explotación podrá ser realizada tanto por parte del responsable o responsables del servicio, como por parte de terceros como el propietario de la instalación sobre la que se presta el servicio.

Los resultados obtenidos son completamente configurables por parte de los usuarios. Permitiendo ver extractos de partes de servicio, visualizar partes de servicio firmados, informes basados en KPIs, etc.

El acceso a los diferentes informes puede ser a través de un entorno web permitiendo al administrador de la aplicación dar visibilidad o no a los diferentes informes definidos en función del tipo de usuario.

Así mismo el envío de cada uno de los informes definidos puede realizarse de forma automática a cada uno de los usuarios, siendo la periodicidad fija o variable en función de determinados parámetros.

Estos informes pueden ser presentados en una plantilla .dot prediseñada, cubo Olap, Grid dinámico o en diferentes gráficas analíticas.

Igualmente desde el entorno WEB los informes pueden ser exportados a ficheros excel, pdf o similares, así como configurado el envío por mail de cada informe según la periodicidad deseada.

Estos informes serán accesibles en función del nivel de acceso asignado a cada usuario.

También desde el entorno Web los usuarios podrán solicitar un nuevo servicio o dar de alta una incidencia.

Front Office: CleanTEC / PDA

CleanTEC / PDA: Aplicación para la cumplimentación de los partes de ronda, partes de revisión de activos, partes con firma en pantalla por parte del usuario final.

Estos partes de trabajo serán almacenados en una base de datos para su tratamiento, los que estén firmados serán enviados al responsable correspondiente del usuario del servicio para su revisión en formato pdf y/o puestos en el entorno web a disposición de los distintos usuarios.

Cada parte de trabajo irá identificado con un número y serie que podrá ir también en formato de código de barras para su posterior seguimiento y tratamiento. Por ejemplo incidencias o anomalías detectadas en una ronda.

Según cada ronda definida en CleanTEC Server, cada vigilante realizará la misma registrando cada punto de paso definido para verificar el cumplimiento de las rondas. En cada punto de paso se desplegará el formulario correspondiente al mismo para que en caso de que se haya observado una incidencia de la que haya que dar parte, el vigilante pueda completar la información necesaria para su revisión (valla rota, extintor faltante o estropeado, cámara de vigilancia no operativa, etc).

La aplicación servirá por tanto para registrar fichajes de presencia del personal de vigilancia.

Adicionalmente se puede almacenar como parámetro junto con la lectura del punto de paso, la ubicación de la posición GPS, o la posición Indoor (AGPS), como extra de verificación de la presencia.

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